文書管理( 4.4.5項）
OHSAS18001:2007規格の4.4項：『 実施及び運用』の
「 文書管理( 4.4.5項） 」は、以下のような概要です。
この要求項は、OHSAS 18001:1999規格では、『文書およびデータ管理』となっていましたが、データ管理の部分が無くなりました。
そして、ISO 14001:2004規格の4.4.5項：「文書管理」と同様の内容になりました。
またISO 9001:2000規格の4.2.3項の「文書管理」とも同様の要求内容となっています。
OH&SマネジメントシステムとこのOHSAS規格により要求される文書は、管理されること。記録は、文書の一種であるが、4.5.4項で示される要求事項に基づいて管理されること。
組織は、以下の手順を確立し、実施し、維持すること。
a) 発行前に適切に文書を承認する；
b) 文書を必要により見直し、改訂し、再承認する；
c) 文書の変更と現在の版数が適切に識別されることを確実にする；
d) 適切な版の文書が使用時に利用できることを確実にする；
e) 文書が読みやすく容易に識別可能なことを確実にする；
f) 組織によりOH&Sマネジメントシステムの計画と運用に必要と判断された外部文書は、識別され、その配布が管理されることを確実にすること；
g) 旧版の意図しない利用を避け、もしそれが何らかの目的で保管される場合には、それらを適切に識別すること；
今回の文書管理の要求事項の改訂で、ISO 9001:2000、ISO 14001:2004の各マネジメントシステムの文書管理と同様のシステムでＯＨ＆Ｓマネジメントシステムの文書管理を行うことができます。QMSやEMSと統合したマネジメントシステムのしての運用がより行いやすくなりました。
上記の要求事項の内容は、ほとんど説明の必要もないように思われます。一般的な例としては、
それぞれa) OH＆Ｓ文書の発行前の承認で予めその文書の承認について権限が与えられた承認者が承認するということで一般には、文書の承認権限表で文書レベルに対しての承認者を認定しておいて定められた承認者が承認するというような仕組みなどでの対応になります。
b)は、レビューの時期を決めておいて、文書の改訂の必要性をレビューし、必要があれば改訂し、a)で規定された承認者が再承認するというような仕組みになります。
ｃ） では、版数の記入欄と改訂履歴欄で文書の版の識別を行い、文書の改訂版の管理は、例えば、文書文書管理台帳などで行うのが一般的かと思われます。
d) は、最適版の管理で、一般的には、最新版の管理になります。文書が配布される場合には、管理、非管理の区別と配布先の管理などが最適版の管理で必要となります。ネットの掲示板などを利用する場合には、方法が異なります。
e) については、例えば、文書の名称と識別番号、ファイリング、保管場所などを規定して管理するといった手順での対応が必要です。
f) 必要な規格類、OH&S関連の法規、顧客、供給者からの文書などの外部で作成された文書で組織のOH&Sマネジメントシステムで管理が必要な外部文書は、外部文書台帳などにより管理を行います。版数の管理が必要な場合には、例えば、社内の文書と同様に文書名、文書番号などを付与して管理することになります。
g) 旧版の保持の識別で現在の最新版で無くなった文書をどのように扱うかとの手順の規定で、旧版ファイルへの保管や文書への旧版とのマーキングなどの方法によります。
ISO 14001やISO 9001に既に取り組んで来た組織では、既存の文書管理の仕組みをそのまま適用することができます。
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